Wer glaubt, die Digitalisierung des Rechnungswesens sei ein Thema für Konzerne und IT-Abteilungen, irrt. Das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 in Kraft trat, hat eine schrittweise E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze eingeführt. Schon ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 kommen dann für die meisten Unternehmen auch Sendepflichten hinzu. Wer sich erst kurz vorher damit beschäftigt, wird Probleme bekommen.
Was eine E-Rechnung laut Gesetz ist und was nicht
Der Begriff wird im Alltag oft unscharf verwendet. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist ausdrücklich nicht eine per E-Mail versandte PDF-Datei. Das entscheidende Merkmal ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das eine automatisierte Verarbeitung erlaubt. Konkret anerkannt sind in Deutschland die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei, XRechnung besteht ausschließlich aus XML.
Die rechtliche Grundlage findet sich im Umsatzsteuergesetz, das durch das Wachstumschancengesetz entsprechend angepasst wurde. Paragraph 14 UStG definiert seither die elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Papier bleibt vorerst zulässig, wird aber schrittweise verdrängt.
Die Übergangsfristen im Überblick
Der Gesetzgeber hat gestaffelte Fristen vorgesehen, um die Umstellung sozialverträglich zu gestalten. Ein Überblick:
- Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Weigerung ist keine Option mehr.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen aktiv versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Sendepflicht gilt dann für alle übrigen inländischen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Wichtig: Die Fristen betreffen ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen folgen anderen Regeln. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind vorerst ausgenommen.
Was das für kleine Unternehmen und Selbstständige bedeutet
Wer als Freiberufler oder Inhaber eines kleinen Handwerkbetriebs bislang Rechnungen per Word-Vorlage als PDF verschickt hat, muss sein Verfahren grundlegend ändern. Das klingt dramatisch, ist technisch aber lösbar. Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Ausgabe im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format bereits an oder kündigen entsprechende Updates an.
Das Existenzgründer-Magazin beleuchtet regelmäßig, welche Pflichten Selbstständige bei der Rechnungsstellung beachten müssen und wie sich gesetzliche Änderungen in der Praxis auswirken. Der erste Schritt für Betroffene ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Software wird genutzt, welche Formate erzeugt sie, und welche Kunden werden künftig E-Rechnungen einfordern?
Wer keine Buchhaltungssoftware nutzt, sollte dies nun ernsthaft erwägen. Kostenlose oder günstige Lösungen für Kleinstbetriebe gibt es, aber nicht jede beherrscht die nötigen Exportformate. Ein schneller Test: In der Software nach den Begriffen „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“ suchen. Wenn nichts erscheint, ist Handlungsbedarf gegeben.
Archivierung und Prüfpflichten nicht vergessen
Mit der E-Rechnung ändert sich nicht nur das Sendeformat, sondern auch der Umgang mit eingehenden Dokumenten. Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdruck als Papier und das anschließende Löschen der Datei genügt nicht den Anforderungen der GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Das bedeutet konkret: Wer eine XRechnung per E-Mail erhält, muss die XML-Datei revisionssicher speichern. Viele Cloud-Buchhaltungslösungen übernehmen das automatisch. Wer Rechnungen in einem lokalen Ordner ablegt, muss sicherstellen, dass die Struktur nachvollziehbar, unveränderbar und dauerhaft zugänglich bleibt.
Transaktionsmeldungen: Was nach 2026 noch kommt
Die E-Rechnungspflicht ist kein Endpunkt, sondern ein Baustein in einem größeren Vorhaben. Die EU-Kommission verfolgt mit der Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) das Ziel, Umsatzsteuerbetrug durch digitale Echtzeit-Meldepflichten einzudämmen. Deutschland plant in diesem Zusammenhang ein nationales Meldesystem, über das Rechnungsdaten künftig direkt an die Finanzverwaltung übertragen werden sollen.
Wer sich die Grundzüge der europäischen Steuerpolitik in diesem Bereich erarbeiten will, findet beim Bundesministerium der Finanzen offizielle Informationen zur nationalen Umsetzung von ViDA und zum Zeitplan für das geplante Meldesystem. Die Vorbereitungen auf die E-Rechnungspflicht legen dafür bereits eine wichtige Infrastruktur.
Konkrete Schritte zur Vorbereitung
Der Handlungsbedarf lässt sich auf einige konkrete Maßnahmen herunterbrechen:
- Prüfen, ob die vorhandene Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD 2.x unterstützt.
- Klären, über welchen Kanal eingehende E-Rechnungen empfangen werden: E-Mail-Postfach, Peppol-Netzwerk oder beides.
- Interne Prozesse anpassen, damit Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, sondern digital weiterverarbeitet werden.
- Mitarbeiter informieren, die mit Rechnungsein- und -ausgang befasst sind.
- Steuerberater einbeziehen, insbesondere bei der GoBD-konformen Archivierung.
Wer diese Schritte nicht auf die lange Bank schiebt, hat genug Zeit für eine ruhige Umstellung. Wer 2026 noch nichts unternommen hat, wird unter Zeitdruck geraten und möglicherweise übergangsweise auf teure Notlösungen angewiesen sein.
Für eine vertiefte Einordnung der technischen Standards lohnt sich auch ein Blick auf die Arbeit des Deutschen Instituts für Normung, das an der Standardisierung elektronischer Geschäftsdokumente beteiligt ist und Hintergrundinformationen zu den zugrundeliegenden Normen bereitstellt. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD basieren auf der europäischen Norm EN 16931, die einheitliche Anforderungen an den semantischen Datenkern einer Rechnung definiert.
Die E-Rechnungspflicht ist keine bürokratische Schikane, sondern eine Modernisierung, die langfristig den Aufwand im Rechnungswesen senkt. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von kürzeren Bearbeitungszeiten, weniger manuellem Tippaufwand und einer saubereren Belegablage. Der Termin 2027 ist näher, als er zunächst wirkt.
